POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PRESENTACIÓN

Todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y a ejercer los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

El Gobierno Nacional expidió la ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto reglamentario 1377 de 2013, donde se regula el manejo de bases de datos personales y el derecho fundamental de hábeas data.

DECLARACIÓN DE LA PÓLITICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS

INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R SAS

La Empresa INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., comprometida con la privacidad de la información personal de sus clientes, consumidores, aliados, proveedores, contratistas, usuarios, trabajadores y accionistas, y dando cumplimiento a la ley, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).

1. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Privado: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Dato Público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, como el estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento

Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.

2. OBJETIVO

El objetivo de la presente Política es definir y establecer los lineamientos obligatorios, aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados y utilizados por INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., en virtud del desarrollo de su objeto social, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento.

Todos los preceptos contenidos en esta Política se establecen con la finalidad de garantizar todos y cada uno de los derechos de los Titulares de la información y de esta forma, evitar que sus derechos y/o garantías sean vulnerados.

3. ALCANCE

La presente Política aplica al tratamiento de todos los Datos Personales registrados en todas las Bases de Datos de INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., en todos los lugares donde ésta tenga presencia y a cualquier base de datos creada por la Empresa para el desarrollo de su actividad.

Todos los procesos organizacionales de INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., que involucren el tratamiento de datos personales, deberán someterse a lo dispuesto en esta política.

4. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio cumplimiento para INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., sus directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren y/o tengan relación directa con la Empresa.

5. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S.

 5.1 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
Razón social: INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R SAS.
NIT: 900.096.154 – 2
Gerente
Domicilio: Calle 25G 74B – 50 – Torre 9 944 – Bogotá
Correo electrónico: gerencia@inversioneshr.com
Teléfono: 3133338244

5.2 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
En el ejercicio de su objeto social INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., es el Responsable del Tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes y los demás de sus servicios.
De acuerdo con la legislación aplicable, INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., puede requerir transmitir o transferir datos a plataformas y/o sistemas de seguridad por ella implementados, cumpliendo con los principios de legalidad, finalidad y pertinencia.

5.3 Autorización para el Tratamiento de Datos personales
La autorización para el tratamiento de datos personales es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., como responsable del Tratamiento de datos ha adoptado los procedimientos internos necesarios para informar al Titular de datos personales sobre la utilización de dichos datos y solicitar la debida autorización para su manejo.
Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. provienen de la información recolectada en virtud de los vínculos comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole, generados en el desarrollo de su objeto social.
Los Datos Personales recolectados por INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. son almacenados en medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los Titulares.
Al momento de la recolección de los Datos Personales, INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. solicitará a los Titulares la Autorización para el Tratamiento de estos, de manera previa, expresa, e informando sobre:

• • Los Tratamientos que realizará INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. y las finalidades específicas de estos.
  • La libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre Datos Sensibles.
  • Los derechos que tienen los Titulares frente a INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. y a los demás encargados y responsables del Tratamiento, y los medios para ejercerlos.
  • La ubicación de la presente Política.

La Autorización también podrá obtenerse por conductas inequívocas del Titular del Dato Personal, las cuales permitan concluir de manera razonable que este otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el Tratamiento. El consentimiento del Titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como: comunicación escrita, verbal, virtual.

INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. conservará las pruebas de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Cuando no se cuente con la autorización previa y expresa del Titular, INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. deberá abstenerse de realizar Tratamiento alguno sobre los Datos Personales, salvo que se trate de alguno de los siguientes eventos, los cuales no es necesaria la autorización:

• • Adopción de medidas para la ejecución de un contrato celebrado con el Titular.
  • Envío de información requerida por una autoridad judicial o administrativa, en ejercicio de sus funciones.
  • Tratamiento para fines históricos, estadísticos o científicos.

Tratamiento de Datos Personales de naturaleza pública, o aquellos relacionados con el registro civil de las personas.

5.4 Aviso de Privacidad

INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. ha dispuesto la publicación del Aviso de Privacidad, en la página WEB https://www.agroambientales-hr.com/, donde se dará a conocer a los Titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a su Política de Tratamiento de la información de datos personales y el objetivo de su recolección y uso.

Este Aviso de Publicidad contendrá la siguiente información

• • Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento
  • La finalidad de la recolección de los datos y el tipo de tratamiento al que serán sometidos.
  • Los derechos que tiene el titular de la información.
  • Los mecanismos dispuestos por el responsable de los datos para que el titular conozca la política y los cambios que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente
  • La explicación del carácter sensible de los datos tales como el origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc., y la opción de elegir si responde o brinda estos datos.

6. FINALIDAD DEL TRATAMENTO DE DATOS PERSONALES
   6.1 Tratamiento de Datos personales de Aspirantes y Colaboradores (Nómina)

La Empresa tratará los datos personales de sus trabajadores, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes de iniciar la ejecución del vínculo contractual, durante la ejecución del contrato y después de extinta la relación laboral.

6.1.1 TRATAMIENTO DE DATOS ANTES INICIAR LA EJECUCIÓN DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL.

La compañía INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., le informará de forma previa y expresa, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección adelantado por la compañía, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

Una vez agotado el proceso de selección, entregará a las personas no seleccionadas los datos suministrados y eliminará de sus bases de datos los resultados de las pruebas y entrevistas, dando cumplimiento al principio de finalidad.

Cuando INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., contrate el proceso de selección con empresas y/o personas ajenas a la compañía, en el respectivo contrato que se suscriba, se debe señalar claramente el tratamiento que debe impartir el tercero y las finalidades para las cuales se suministra la información personal de los titulares.

6.1.2 Tratamiento durante la ejecución del contrato.

INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., se obliga a almacenar los datos personales e información personal, que obtenga como producto del proceso de selección de los trabajadores, en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

Tales carpetas, bien sea físicas y/o digitales, serán tratadas por la persona encargada de recursos humanos con la finalidad específica de permitir el desarrollo de la relación laboral.

La información de los empleados solo será suministrada a terceras personas, en virtud de la orden de una autoridad competente; en cualquier otro caso, se encuentra prohibida la divulgación de tales datos personales.

6.1.3 Extinguida la relación laboral.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y la documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo de seguridad.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de todos los datos personales registrados en las bases de datos de INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. podrán ser utilizados para las operaciones propias del normal desarrollo de su objeto social, cumplimiento de la legislación vigente en cuanto a la conservación de la información laboral.

6.1.4 Tratamiento de Datos Sensibles

INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará de que:

1. 1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
   2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
   3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
   4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
   5. INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. no recolectará datos personales que se refieran a a) la vida sexual del trabajador; b) las ideas políticas, religiosas o de otro tipo del trabajador; c) los antecedentes penales del trabajador.
   6. INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. recabará datos médicos de conformidad con la legislación nacional, el respeto del secreto médico y los principios generales de la salud y seguridad en el trabajo, y únicamente cuando se precisen para: a) determinar si el trabajador puede ocupar un puesto de trabajo específico; b) cumplir con los requisitos en materia de salud y seguridad en el trabajo; c) determinar el derecho a prestaciones sociales y su disfrute.

6.1.5 Video Vigilancia

INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., utiliza un sistema de CCTV en sus oficinas, para la filmación y registro de las actividades propias del desarrollo de su actividad empresarial. En ningún momento y bajo ninguna circunstancia se instalará en lugares que competan a la vida íntima del trabajador, como en los lugares de servicios personales, o cualquier otro lugar que resulte una intromisión ilegítima y que vulnere su dignidad y el derecho a la intimidad.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones y podrá ser utilizada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

Las finalidades del Tratamiento de Datos personales recolectaos y tratados por INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. son las siguientes:

6.2 Clientes y Contratistas

6.2.1 Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.

6.2.2 Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y/o servicios de INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S..

6.2.3 Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).

6.2.4 Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos SMS o chat para confirmar los datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

6.2.5 Transferir datos personales para cumplir con las regulaciones antilavado de activos que le aplican.

6.2.6 Transmitir los datos personales a terceros con los cuales INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.

6.2.7 Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente o proveedor.

6.2.8 Establecer, mantener y terminar una relación contractual.

6.2.9 Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, la corrupción y otras actividades ilegales.

6.2.10 Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de Datos Sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.

6.2.11 Responder a solicitudes de autoridades judiciales o administrativas competentes, procurando en todo caso divulgar sólo la información pertinente y necesaria para dar respuesta a la respectiva solicitud.

6.2.12 Mantener comunicación constante con el Titular de los Datos Personales sobre las actividades, programas y eventos desarrollados o próximos a ser desarrollados por la INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S.

6.2.13 Gestionar las consultas, quejas y reclamos presentadas por los Titulares de Datos Personales, respecto de los servicios ofrecidos por INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S.

6.2.14 Tratar sus Datos Personales, incluso los biométricos, que son Datos Sensibles, pudiendo o no utilizar computación en la nube o plataformas tecnológicas, para las finalidades aquí descritas.

6.2.15 Realizar el proceso de selección y vinculación de proveedores, contratista o aliados de INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S., generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.

6.2.16 Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, así como para detectar y/o prevenir el fraude, la corrupción, el soborno nacional y transnacional y otras actividades ilegales, por parte del proveedor, contratista, aliados o sus trabajadores en relación con la operación de la Compañía.

6.2.17 Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación comercial, tales como, realizar todos los trámites necesarios, ante las autoridades, como son: trámites correspondientes ante el Sistema de Seguridad Social Integral, ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales–DIAN, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.

6.2.18 Dar respuestas a consultas, reclamos, solicitud de actualización, rectificación o supresión de datos, y revocatorias de la autorización.

6.2.19 Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.

6.2.20 Publicar, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de los programas, eventos, capacitaciones realizadas por Inversiones Agroambientales H&R SAS en cumplimiento de sus objetivos y funciones.

6.2.21 Para la seguridad y protección de los bienes de la empresa y de los empleados.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

7.1 Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

7.2 Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

7.3 Solicitar prueba de la autorización otorgada.

7.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

7.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

7.6 Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

8. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

8.1 Área de atención de Consultas, Peticiones y Reclamos

El área de la Dirección Administrativa es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Razón social: Inversiones Agroambientales H&R SAS.

NIT: 900.096.154 – 2

Domicilio: Calle 25G 74B – 50 – Torre 9 944 – Bogotá

Correo electrónico: gerencia@inversioneshr.com; administracion@agroambientales-hr.com

Teléfono: 3133338244 – 3003671198

8.2 Canales de Atención de Consultas, Peticiones y Reclamos

Correo electrónico: administracion@agroambientales-hr.com

8.3 Procedimiento para la atención de Consultas

El Titular podrá presentar Consultas a la Compañía para efectos de:

8.3.1 Conocer el uso dado a sus Datos Personales.

8.3.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía.

8.3.3 Acceder a sus Datos Personales que se encuentren en los sistemas de la Compañía.

• • Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”.
  • Las consultas presentadas serán resueltas por la INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a partir del recibo de la consulta.
  • Si la consulta está incompleta, la INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. requerirá al Titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación.
  • Si pasaran dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por la Compañía sin que sea atendido por el Titular, se entenderá que este ha desistido de su consulta. El tiempo de respuesta de las consultas podrá ser incrementado en cinco (5) días hábiles, cuando la misma no pudiere ser atendida en el término inicial, hecho que informará la Compañía al Titular.

8.4 Procedimiento para la atención de Peticiones y Reclamos

El Titular de los Datos podrá presentar Peticiones y Reclamos a la Compañía para efectos de

8.4.1 Informar un indebido Tratamiento efectuado a sus Datos Personales.

8.4.2 Corregir, actualizar o solicitar la supresión de sus Datos Personales.

8.4.3 Revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales.

• • INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S. dará respuesta a Peticiones y Reclamos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción .
  • Si el reclamo está incompleto, la Compañía requerirá al Titular para que allegue la información o documentación que falte, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación.
  • Si pasaren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento efectuado por la Compañía sin que haya sido atendido por el Titular, se entenderá que este ha desistido de su reclamo.
  • El tiempo de respuesta de los reclamos podrá ser incrementado en ocho (8) días hábiles, cuando el mismo no pudiere ser atendido en el término inicial, hecho que informará la Compañía al Titular.
  • En el evento en que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado del mismo a quien sea competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, e informará este hecho al Titular.
  • Resulta necesario advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización, no procederá cuando el Titular tenga vigente un deber legal o contractual con la Compañía.

 

9. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las Bases de Datos tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su Tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a INVERSIONES AGROAMBIENTALES H&R S.A.S.

10. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al final de este documento.  Esta Política puede ser modificada en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de Datos Personales.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la Política, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento comunicará estos cambios al Titular antes de, o a más tardar al momento de, implementarlos, a través del sitio WEB https://www.agroambientales-hr.com/, donde se pondrá a disposición de los Titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia. Además, el responsable del Tratamiento de Datos deberá obtener una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.